Để bảo đảm tính công khai, dân chủ, khách quan, công bằng trong chi trả dịch vụ môi trường DVMTR theo nguyên tắc đã được quy định tại khoản 5, Điểu 5, Nghị định 99, thì rất cần có các dữ liệu có thể dễ dàng tiếp cận khai thác. Những dữ liệu này cần thể hiện mối liên hệ giữa nhiều yếu tố- số tiền chi trả cho từng chủ rừng với diện tích và chất lượng rừng cung ứng của họ và số tiền thu được từ các cơ sở sử dụng dịch vụ môi trường DVMTR; mối liên hệ giữa số tiền chi trả cho DVMTR của một cơ sở sử dụng DVMTR với khối lượng sản phẩm tạo ra và đơn giá, hoặc tỷ lệ % doanh thu họ phải chi trả.
Bên cạnh đó là mối liên hệ giữa số tiền dành cho chi phí quản lý của các Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng, chủ rừng là tổ chức nhà nước, tổ chức cộng đồng với chủ nhận khoán bảo vệ rừng. Tiền chi trả DVMTR cũng liên hệ với mức miễn giảm cho các cơ sở sử dụng DVMTR, tỷ lệ nghiệm thu kết quả bảo vệ và phát triển rừng của chủ rừng, mức trích nộp tiền thu được cho quỹ dự phòng DVMTR.
Đáp ứng yêu cầu trên, hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin về chi trả DVMTR được xây dựng bao gồm 2 phần: cơ sở dữ liệu và phần mềm quản trị. Cơ sở dữ liệu về chi trả DVMTR là tập hợp dữ liệu có cấu trúc về chi trả DVMTR liên hệ với nhau, được lưu trữ trong máy tính, được chia sẻ và sử dụng đáp ứng đồng thời yêu cầu của các nhà quản lý, các bên sử dụng và cung cấp DVMTR trong quá trình tổ chức thực hiện, giám sát đánh giá và nghiên cứu, hoàn thiện chính sách.
Theo đánh giá, hệ thống khi được vận hành sẽ giúp giảm công sức và chi phí cho việc thu thập dữ liệu, tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá chính sách chi trả DVMTR. Đồng thời, hệ thống cũng là công cụ đắc lực giúp quan sát, đánh giá việc thực hiện chính sách đối với Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng Việt Nam. Các cơ sở sử dụng DVMTR và người cung ứng dịch vụ cũng dễ dàng tra cứu thông tin để thực hiện giám sát.
Hiện tại phần mềm đã được cập nhật đầy đủ các loại dữ liệu của Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng Việt Nam và 29/33 Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng tỉnh có thực hiện chính sách chi trả DVMTR. Bộ dữ liệu bao gồm 5 nhóm chủ yếu: Dữ liệu về rừng và chủ rừng, dữ liệu về cơ sở sử dụng DVMTR, dữ liệu về tình hình chi trả DVMTR, dữ liệu về hiệu quả chi trả DVMTR và dữ liệu về chính sách chi trả DVMTR.
Đây là những dữ liệu được thu thập và cập nhật theo phương pháp cùng tham gia bởi nhiều cơ quan, tổ chức ở trung ương và địa phương, được phát triển trên cơ sở ứng dụng web và có khả năng tích hợp vào Hệ thống thông tin quản lý ngành lâm nghiệp (FORMIS). Người dân, doanh nghiệp, cá nhân quan tâm có thể dễ dàng tra cứu thông tin tại địa chỉ dvmt.ifee.edu.vn.
Cùng với hệ thống cơ sở dữ liệu, các quy chế quản lý sử dụng và sổ tay hướng dẫn về thu thập, cập nhật, quản lý và sử dụng dữ liệu cũng đã được xây dựng. Đồng thời 150 cán bộ các quỹ cấp tỉnh và trung ương cũng đựợc tập huấn nâng cao năng lực về kỹ năng cập nhật, chia sẻ, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu.
Tuy nhiên, hệ thống được xây dựng mới chỉ là bước đầu, để bộ dữ liệu này “sống” thì cần được cập nhật thông tin thường xuyên. Một trong những khó khăn là việc bảo đảm các nguồn lực tài chính, phương tiện, trang thiết bị, nhân lực để tiếp tục duy trì việc thu thập, cập nhật cơ sở dữ liệu thường xuyên, lâu dài...